Cómo Hacer que sus Llamadas de Videoconferencia Sean Más Seguras: 15 Formas Rápidas y Gratuitas
La Contraseña
Use una contraseña por cada reunión. No use la misma contraseña por todas sus reuniones, ni use la palabra “contraseña” si mismo, ni use otras maneras obvias de entrada.
La Registración
Asegúrese de que todos los participantes inicien sesión con su propia cuenta de usuario para acceder la reunión.
La Aprobación de Participantes
Use herramientas como una “sala de espera” para aprobar el acceso de las personas a la reunión.
La Grabación
Predetermine que sus reuniones permiten por la grabación de video en la nube o en la computadora del anfitrión.
La Identificación de la Reunión
Deje que su programa de videoconferencia crea el numero de identificación de la reunión al azar. Usar números simples que son fáciles de recordar puede parece como una manera de hacer la vida mas fácil para sus huéspedes deseados, pero también significa que puede recibe huéspedes no deseados ya sea a propósito o por accidente.
Cierre la Puerta Detrás de Usted
Después de que todos sus huéspedes anticipados entren la reunión. puede “bloquear” su reunión a cualquier participante adicional.
El Sonido Predeterminado
Haga que el sonido de los participantes se silencia al unirse a la reunión. De esa manera, tienen que encontrar y usar el botón de silencio para activar el sonido. Este evita que los participantes que no saben que están en vivo digan algo que desearían no haber dicho. Durante la reunión, el anfitrión debe silenciar a cualquiera que se olvide de silenciarse a si mismo cuando habla con personas fuera de la reunión, recibe una llamada, o trata con un ruido de fondo inesperado.
Las Pantallas
Desactive la habilidad de compartir la pantalla para los participantes. Antes de la reunión, un anfitrión debe asegurarse de desconectar todas sus cuentas de correo electrónico, limpiar su escritorio y apagar las aplicaciones de mensajería. Si el anfitrión planea compartir su pantalla, debe preparar todos los elementos y los sitios web que intenta compartir por adelantado. Muchos navegadores web muestran sitios visitados con frecuencia en nuevas pestañas o sugerencias de URL, así que buscar por algo durante las reuniones puede ser peligroso. El anfitrión solo debe compartir su pantalla cuando quiere compartir algo y luego debe apagarlo cuando termine de compartir ese elemento.
El Fondo Virtual
Dependiendo del servicio de videoconferencia y la computadora utilizada para acceder la conferencia, es posible que pueda usar un fondo virtual por seguridad adicional durante la reunión.
Compartir Archivos
Desactive la habilidad de compartir archivos en la reunión. En lugar, envíe un correo electrónico a los participantes con archivos o un enlace al lugar donde pueden acceder los archivos.
Las Actualizaciones
Actualice regularmente sus aplicaciones de videoconferencia y su sistema operativo para asegurar la máxima protección contra ataques cibernéticos. Puede configurarlo para que sea automático en la mayoría de sus dispositivos.
La Expulsión
Cuando silenciar a un participante no es suficiente para evitar que interrumpa la reunión, el siguiente paso en algunos servicios es apagar su cámara. Si apagar su cámara no está disponible o si su comportamiento se vuelve perjudicial de otras maneras no profesionales, un último recurso para los anfitriones es la expulsión de la reunión. Si elimina un participante, considera si y como abordarlo con esa persona después de la reunión. Al igual que con cualquier problema de rendimiento, la discusión no debe ocurrir en un foro publico.
Las Configuraciones de Seguridad
Revise cuidadosamente sus configuraciones de firewall y seguridad antes de abrir el servicio videoconferencia para asegurar que los datos que no desea compartir, como su ubicación, estén desactivados.
Bloquear las Reuniones
Programe cada reunión con anticipación a través de su aplicación de videoconferencia. Este proveerá al anfitrión la oportunidad de ver cuales reuniones están programadas y asegurar que no bloqueen o cancelen accidentalmente la próxima reunión.
Chat de Reunión
Considere cuidadosamente las configuraciones de chat de la reunión que son apropiadas para su reunión y configúrelas por adelantado. Si solo una persona esta facilitando una reunión, entonces configurar el chat para solo permita la mensajería del anfitrión puede ser ideal. La investigación muestra cada la mayoría de las personas que escriben un mensaje también se interrumpen verbalmente si pueden hacer los dos, así que piense en el tono y los participantes de la reunión cuando determinando como configurar esa función.